Google a décidé que tous ses employés travailleront depuis leur domicile jusqu’au moins juillet 2021. Il n’y a pas meilleure source pour quelques conseils sur le télétravail. L’entreprise qui vaut un milliard de dollars a elle-même créé 9 règles pour améliorer le télétravail sur base de suggestion de 5.000 travailleurs.

Après près d’un an de pandémie en Europe et plusieurs confinements, la plupart des travailleurs ont pris l’habitude de faire leur boulot depuis leur domicile. Contrairement aux idées reçues, la productivité n’en a pas pâti. Et le télétravail est maintenant là pour rester. Il existe presque autant d’avantages que d’inconvénients à ce mode de travail.

Les astuces pour éviter les pièges sont donc les bienvenues. Et Google a les ressources pour en apprendre plus. Plus de 5.000 employés de la boite ont été interrogés sur le travail à domicile. Des groupes de discussion sur les impacts du télétravail. Quatre facteurs étaient pris en compte: le bien-être des employés, la performance, le sentiment d’appartenance et la productivité. Sur cette base, 9 conseils sont ressortis.

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1. Faites des réunions une priorité

‘Les réunions d’équipe sont l’une des rares formes d’interaction que vous pouvez avoir avec vos collègues pendant le télétravail. Planifiez-les et faites-en une priorité, même si aucun sujet urgent n’est à l’ordre du jour’, a déclaré Google.

La communication écrite peut constituer la base de l’environnement du télétravail. Mais certains aspects de la discussion, comme l’humour, le ton de la discussion ou les expressions, sont perdus. Ces petits détails font pourtant partie intégrante de la communication. S’appeler par appel vidéo permet de faire passer plus de choses.

Si vous êtes manager, faites toutefois attention de ne pas planifier trop de réunions, afin que tout le monde ait le temps de réaliser son travail.

2. Apportez vos intérêts personnels

Ne vous limitez pas à des réunions formelles. N’hésitez pas à profiter de discussions virtuelles pour mieux connaitre vos collègues. Ou mieux : planifiez des moments de socialisation où vous ne parlez pas boulot, comme un lunch ou une pause-café virtuelle.

Discuter via des moyens virtuels peut paraitre difficile. Un petit conseil pour aider à lancer la conversation : posez de questions précises. Par exemple, ne demandez pas ‘comment s’est passé votre weekend ?’ mais plutôt ‘Qu’avez-vous fait de votre weekend ?’. Vous obtiendrez des réponses beaucoup plus développées.

3. Soyez présent

‘Lorsque nous travaillons virtuellement ensemble, certains engagements sont perdus’, affirme Google. ‘Par exemple, si le microphone est coupé ou si nous continuons à travailler sur notre ordinateur portable pendant une réunion.’

Pour ce point, Google propose quelques recommandations pour paraitre plus présent lors d’une réunion:

• Allumez votre caméra pour bien montrer que vous êtes là et attentif.
• Si ce n’est pas nécessaire, ne coupez pas le micro.
• Donnez des signaux verbaux et non verbaux de votre suivi : un hochement de la tête, un ‘hum hum’ ou un ‘oui, bonne idée’
• Essayez d’établir un regard visuel en regardant la caméra.

4. ‘Enregistrez-vous’

Vous travaillez sur une plateforme digitale ? Prenez l’habitude de dire ‘bonjour’ en commençant votre journée et de dire ‘au revoir’ lorsque vous quittez la plateforme. Pensez également à envoyer des messages de motivation de temps en temps à vos collègues. Vous pouvez aussi partager un article sur l’entreprise quand vous en voyez un passer.

5. Offrez de la reconnaissance

Lorsqu’on travaille à distance, il peut être difficile de donner une appréciation positive à vos collègues, selon Google. ‘De temps en temps, envoyez un message à un collègue pour le remercier ou le féliciter pour une réalisation.’ Même lors d’une réunion, n’hésitez pas à exprimer verbalement votre satisfaction afin d’aider à maintenir la motivation du groupe.

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6. Impliquez des collègues introvertis

Pour certains collègues – les plus introvertis – assister à une réunion virtuelle peut être un énorme défi. Et participer en donnant son avis peut être encore plus difficile. Pour l’aider, le chef de groupe peut s’adresser directement à cette personne et en lui demandant précisément son avis sur une question.

Soyez également attentif au langage corporel et aux expressions faciales lors d’une telle réunion. Si vous constatez que quelqu’un essaie de dire quelque chose, donnez-lui l’occasion de le faire.

7. Créez une charte de télétravail concrète

‘Les engagements créent des attentes claires quant à la collaboration au sein de votre équipe’, a déclaré Google. ‘Mais elles sont souvent présumées plutôt qu’indiquées explicitement. Cela augmente les risques de confusion.’ Les chercheurs de Google recommandent donc de discuter en détail de l’organisation du télétravail dans votre groupe. Posez-vous les questions suivantes:

• Les collègues doivent-ils être disponibles en dehors des heures de bureau ou non? C’est encore plus important si chacun a des horaires différents.
• À quelle vitesse faut-il répondre à un e-mail ou à un message sur le chat?
• Quelle est la meilleure façon de communiquer ?
• À quelle fréquence prenez-vous contact pour un suivi du travail?
• Quelle est la logique à long terme que l’équipe va suivre ? Quel est le but final ?

Une fois ces accords conclus, un rapport peut être rédigé et envoyé à toute l’équipe. De cette façon, tout le monde est sur la même longueur d’onde et il y a moins de stress et d’incertitude.

8. Utilisez le bon canal de communication

Téléphone, Whatsapp, Slack, Teams, e-mail, etc. Il y a tellement de canaux pour faire passer un message à un collègue. Il faut donc choisir le bon. ‘Les appels vidéo fonctionnent mieux pour les problèmes sensibles ou détaillés’, explique Google. ‘Un message rapide est plus pratique pour revérifier quelque chose ou pour effacer quelque chose brièvement.’

Il est important de ne pas toujours utiliser le même canal. Appeler trop souvent peut créer un épuisement. Mais ne jamais appeler peut vous faire perdre de précieuses minutes, voire heures lorsque vous attendez une réponse. Il faut donc bien choisir en fonction de l’urgence du message et de la longueur de la réponse attendue.

9. Faites de votre bien-être une priorité

Au milieu d’une pandémie, votre bien-être est plus important que jamais. Soyez particulièrement vigilant à ce sujet, recommande Google. Et l’entreprise a plusieurs conseils pour cela:

• Rendez le bureau à la maison aussi confortable que possible
• Séparez autant que possible votre bureau de votre ‘espace de vie’
• Définissez clairement les heures de travail. Évitez de travailler plus longtemps le soir parce que vous vous ennuyez chez vous.
• Levez-vous pour une courte pause toutes les heures.

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