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Tim Ferriss, l’auteur du best-seller « The Four Hour Workweek » est l’un des gourous de productivité les plus populaires du monde. Ferris était prisonnier d’une vie routinière qui le faisait travailler beaucoup et il s’est demandé comment il pouvait travailler plus efficacement pour gagner du temps libre. Max Nisen et Aimee Groth de Business Insider en ont tiré 18 conseils pour échapper à la classique journée de travail 9H/5H :
✓ Changez vos habitudes de travail. Si vous travaillez 12 heures par jour derrière votre bureau et que vous ne vous en sortez pas, c’est qu’il est temps de changer.
✓ Votre intérêt, votre énergie et votre capacité de travail varient au fil du temps. Lorsque vous n’allez pas bien, votre productivité s’en ressent. Planifiez votre journée (et l’ensemble de votre carrière) afin de faire coïncider vos périodes de travail avec vos meilleurs moments de tonus.
✓ Travailler moins n’est pas de la paresse. Ne cédez pas à la culture du sacrifice personnel et du présentéisme, mais concentrez-vous plutôt sur votre productivité. Les longues heures de travail improductives ne sont que des pertes de temps. Mieux vaut travailler peu mais très efficacement.
✓ N’attendez pas le moment parfait pour demander de nouvelles responsabilités, ou prendre en charge un nouveau projet. Ce moment n’existe pas, c’est une technique de procrastination qui vous occupe l’esprit. Faites le saut. Les conséquences ne sont pas aussi dramatiques que vous vous l’imaginez.
✓ Demandez pardon, plutôt que la permission. Attendre la permission de quelqu’un est une autre manière de procrastiner et d’éviter de faire quelque chose que vous ne voulez pas faire, parce que cela vous donne la possibilité de reporter cette responsabilité sur un tiers. Prenez les initiatives et présentez des excuses en cas d’échec.
✓ Mettez l’accent sur ​​vos qualités au lieu d’essayer de corriger vos faiblesses. La plupart d’entre nous sommes meilleurs que la moyenne dans certains domaines et très mauvais dans d’autres. Tenter de s’améliorer sur des points faibles ne produit que de faibles résultats, alors que se concentrer sur ses forces rend exceptionnel.
✓ Exploitez le stress. Le stress vous permet de vous développer et de vous faire prendre des risques. Sortez de votre zone de confort.
✓ Le bonheur est plus important que la sécurité. L’inconnu est effrayant, mais plus intéressant que la routine et la zone de confort. Définissez quels sont les risques réels que vous pouvez prendre et quels pourraient en être les conséquences les plus négatives. Vous réaliserez probablement qu’ils ne sont pas si terribles.
✓ Méfiez-vous du faux optimisme. L’idée que les choses s’amélioreront avec le temps est une illusion qui permet de procrastiner, et que vous adoptez par peur du changement. Etes-vous mieux que vous ne l’étiez la semaine dernière, le mois dernier ou l’année dernière ? Si vous répondez par la négative, c’est qu’il est temps de changer.
✓ Fixez-vous des objectifs très ambitieux, irréalistes. La plupart des gens «raisonnables» ont des objectifs, et la concurrence est donc rude. Les objectifs irréalistes sont en fait plus faciles à réaliser parce que très peu de gens s’y attaquent réellement.
✓ Oubliez la gestion du temps et l’approche par volume. La gestion du temps s’attache à essayer de vous faire toujours plus de choses dans une journée, mais le véritable objectif devrait être de travailler moins. Beaucoup de gens ont tendance à s’occuper avec des tâches peu importantes de manière à éviter de s’attaquer aux tâches les plus difficiles. Mais faire bien quelque chose de peu d’importance ne lui confèrera pas davantage d’importance. Faites le contraire : commencez par le plus difficile et éliminez tout ce qui est superflu pour vous rapprocher le plus rapidement possible de votre objectif.
✓ Appliquez la règle des 80/20 : 80% de vos résultats doivent provenir de 20% de vos efforts. Posez-vous la question suivante (question de l’économiste Pareto) : Quelles sont les 20% de vos activités qui permettent de générer 80% de vos réalisations ? Cela vous permettra de repérer les tâches, les clients ou les contacts que vous pouvez abandonner pour vous concentrer sur les tâches les plus essentielles.
✓ Accordez-vous moins de temps pour faire les choses. Selon la loi de Parkinson, la durée de réalisation d’une tâche tend à s’étendre en fonction du temps qu’on lui alloue. Plus on se donne du temps pour réaliser quelque chose, et plus on passe de temps sur ce travail. Limitez le temps à passer sur les travaux que vous avez à faire.
✓ La plupart des problèmes trouvent d’eux-mêmes leur solution. Cessez d’accorder trop d’importance aux multiples informations qui vous parviennent ; la plupart d’entre elles ne sont qu’un gaspillage de temps. Consommez moins d’informations, de conversations téléphoniques et d’e-mails, et limitez-les à ceux qui peuvent avoir un impact réel sur ce que vous êtes en train de faire.
✓ Apprenez à être impoli. Plutôt que de perdre du temps à des réunions ou des conversations qui s’étirent sur des heures sans rien apporter, vous feriez mieux de partir. Il est préférable de se montrer grossier que de gaspiller vos heures par politesse.
✓ Regroupez toutes vos tâches répétitives et chronophages pour les exécuter au même moment, plutôt que de vous laisser interrompre lorsque vous faites des tâches plus importantes. Répondez aux e-mails, remplissez les formulaires au cours d’intenses sessions au cours desquelles vous essayerez de les évacuer le plus rapidement possible.
✓ Apprenez à déléguer et à encourager l’autonomie. Lorsque vous êtes chef d’équipe, vous êtes souvent inondé de demandes, et il est facile de tomber dans le travers du micro-management. Formez votre équipe à ne pas vous solliciter ou vous demander la permission systématiquement et assurez-vous que vos employés peuvent travailler de façon autonome.
✓ L’externalisation n’est pas seulement bonne pour les entreprises. Certaines tâches sont moins coûteuses si vous les faites exécuter par un assistant virtuel. Dès que vous pouvez sous-traiter des travaux pour un coût inférieur à ce qu’ils vous rapportent, vous devriez le faire.