À partir du 1er janvier 2026, la facturation numérique deviendra obligatoire pour tout entrepreneur en Belgique. Dokapi, une entreprise spécialisée dans les outils d’aide au traitement numérique des documents financiers, a développé un modèle d’IA qui simplifie le traitement des factures électroniques. « Nous travaillons sur ce modèle depuis cinq ans et nous continuons à l’améliorer en collaboration avec nos clients », explique Roel Verbeeck, CEO et fondateur de Dokapi, dans une interview accordée à notre site.
Un grand changement attend les entreprises et les indépendants en 2026. Quiconque envoie encore une facture à un autre professionnel ne pourra plus le faire sur papier ou par courrier électronique. Seules les factures électroniques seront autorisées à partir de l’année prochaine. « C’est le résultat d’une directive européenne », précise Verbeeck. « Nous constatons que chaque État membre de l’UE a sa propre interprétation de cette directive. Dans certains pays, par exemple, il suffit que la facture soit envoyée par la poste. La Belgique va plus loin et exige que les entreprises envoient leurs factures via Peppol à partir de l’année prochaine. Il s’agit d’un réseau européen sécurisé qui permet d’échanger des factures électroniques entre elles de manière standardisée et selon un certain protocole. Notre pays est l’un des précurseurs. »
Les atouts de la facturation électronique
Pourquoi l’Europe, et plus particulièrement la Belgique, souhaite-t-elle que la facturation électronique (entre professionnels) devienne la norme ? Tout d’abord, un tel système permet de lutter contre la fraude. De plus, grâce au traitement numérique, la probabilité d’erreurs diminue. « La facturation électronique est d’ailleurs déjà obligatoire pour les entreprises qui envoient des factures aux pouvoirs publics », précise Verbeeck.
L’obligation s’appliquait initialement aux factures supérieures à 30 000 euros. Depuis le 1er mars 2024, les entreprises doivent aussi utiliser la facturation électronique pour les montants inférieurs. La facturation électronique n’est pas encore obligatoire pour les contrats inférieurs à 3 000 euros (hors TVA), mais le pouvoir adjudicateur peut l’imposer. Le gouvernement fédéral a décidé d’imposer systématiquement la facturation électronique en dessous de ce seuil. Toutefois, la règle n’est pas encore appliquée en Flandre.
La déclaration de TVA subit également une transformation.
Et ce n’est pas tout. L’accord de coalition stipule que cette législature sera consacrée à la « déclaration en temps quasi réel » des transactions entre assujettis à la TVA et des transactions pour lesquelles une caisse enregistreuse blanche (GKS) est utilisée. « Concrètement, cela signifie que le gouvernement aura un accès direct aux déclarations de TVA. Cela permettra aux autorités fiscales d’effectuer des contrôles directs, ce qui évitera aux professionnels de devoir introduire des déclarations de TVA tous les mois ou tous les trimestres », a précisé Verbeeck. « Ici aussi, notre pays joue un rôle de pionnier. L’Union européenne n’oblige les États membres à introduire un tel système qu’à partir de 2030 ».
Cette réglementation aidera à combler le déficit de TVA. Une étude du Fonds Monétaire International (FMI) en 2023 montre que les autorités fiscales belges perdent chaque année 11 milliards d’euros de recettes. Le FMI est une organisation internationale qui soutient la stabilité financière mondiale et aide les pays dans leur politique économique. Cette perte représente un cinquième de la TVA due sur les produits et services.
Dokapi déploie l’IA dans le traitement des factures électroniques
Pour que la numérisation des factures se déroule sans heurts, il faut des outils. Dokapi est l’une des entreprises qui commercialisent de telles solutions. Issue de Xior, une entreprise malinoise spécialisée dans la technologie cloud et l’IA, elle a développé un outil d’IA pour faciliter les processus numériques. « Nous sommes spécialisés dans les documents financiers, tels que les factures, les bons de commande, les fiches de paie et les déclarations d’impôts. Des entreprises, dont Teamleader et Dexxter, ont traité plus de 60 millions de documents à l’aide de notre outil d’ici à 2024 », peut-on lire. « Nos outils seront désormais également utilisés pour le traitement des factures électroniques. »
Verbeeck révèle que son entreprise a passé les cinq dernières années à développer le modèle d’IA. « Et nous continuons à améliorer l’outil. Nous communiquons régulièrement avec nos clients pour savoir ce qui pourrait être amélioré ou s’il y a des problèmes. Sur la base de ce retour d’information, nous mettons à jour notre outil toutes les six semaines », précise Verbeeck.
Dokapi ne se limite pas à la Belgique. « Nous regardons au-delà des frontières nationales et voulons rendre notre technologie éprouvée accessible dans toute l’Europe. » Contrairement à Ixor, qui se concentre sur le marché belge, Dokapi peut facilement s’étendre à l’étranger. Dans un premier temps, l’entreprise cible l’Espagne, la France, l’Allemagne, les Pays-Bas et Singapour. Cela permettra de suivre et de soutenir les clients existants sur leurs marchés principaux. En outre, les grandes entreprises internationales de ces pays peuvent utiliser Dokapi comme passerelle vers le Benelux pour la facturation électronique via Peppol ou d’autres standards. « Nous voulons être la meilleure plateforme européenne possible pour le traitement et l’échange de tous les documents financiers », conclut le CEO de Dokapi.
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