Comment expliquer professionnellement que vous êtes débordé de travail

Vous avez beau être la personne la plus calme et la plus sereine, lorsque quelqu’un vous donne une charge supplémentaire de travail, il est facile de perdre son sang-froid. La prochaine fois que vous vous trouvez dans ce type de situation alors que vous êtes déjà à votre capacité maximale, voici une liste de choses à dire dressée par Mashable:

Si cette personne est votre superviseur ou manager :

Répondez par écrit ou oralement :

D’accord, je peux m’en occuper mais j’aimerais d’abord revoir quelque chose avant de m’y atteler.

En ce moment, mes priorités sont : (énumérez-les) 

Aimeriez-vous que cette nouvelle mission fasse partie de mes priorités ? Si c’est le cas, cela ne pose pas de problèmes. Par contre, cela signifie que mes autres projets seront terminés un peu plus tard. Je peux vous fournir un calendrier qui spécifie lorsque chaque tâche sera complétée si cela peut vous être utile.

Merci !

Si la personne est un collègue :

Répondez par écrit ou oralement :

Je peux vous aider mais en ce moment, je travaille sur un autre projet qui est une priorité de mon département. Nous avons une date limite et j’ai vraiment besoin de rester concentré et de continuer à progresser. Je pourrai vous assister le (jour/date) à (heure).

Merci de votre compréhension !

Si la personne est un client :

Répondez par écrit ou oralement :

Merci pour (votre communication ou interpellation)

Je peux certainement vous aider. Mais parlons d’abord des autres produits sur lesquels je suis en train de travailler pour vous. En ce moment, mon travail se concentre sur :(classer les produits par ordre).

Si l’on ajoute cette nouvelle pièce à la liste, je devrai vous facturer un supplément (prix). Cela signifie également que notre calendrier devra être modifié (spécifiez les nouvelles dates ou nouveau calendrier). Le coût supplémentaire et le nouveau calendrier vous conviennent-ils ?

Si c’est le cas, (je vous prie de me le faire savoir ou écrivez-moi pour me le communiquer).

Recommandations :

Ces canevas doivent s’adapter à votre langage, à votre style d’écriture, aux politiques communicationnelles de votre entreprise et à l’intensité du contexte (si une personne vous demande de l’aide sur un projet lors d’une crise, il est probable que ces modèles ne conviennent pas du tout). En outre, ayez en mémoire le fait que la personne qui formule une demande « ridicule ou irréalisable » est certainement aussi submergée et stressée que vous pouvez l’être à certains moments. Faites donc preuve de compassion et de compréhension. Enfin, peu importe le ton de la communication de votre interlocuteur (ton froid, grossier ou fantaisiste), gardez votre professionnalisme et soyez courtois lorsque vous répondez. Soyez patient et détendu. Exprimez-vous avec fermeté.

 

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