Le téléphone a été inventé il y a 136 ans, mais certains n’ont jamais réussi à se familiariser réellement avec cet outil indispensable. Pourtant, savoir bâtir une relation au téléphone est l’une des compétences les plus importantes dans le monde des affaires et il est important de savoir communiquer votre fiabilité et votre valeur avec votre voix.
Dans Inc.com, Geoffrey James propose quelques conseils qui vous aideront à améliorer vos compétences au téléphone si vous êtes de ceux qu’il intimide :
1/ Eliminez vos tics verbaux
Enregistrez certaines de vos conversations, et essayez de détecter les éventuels tics ennuyeux que vous pouvez avoir (les marques d’hésitation, des mots ou des expressions que vous répétez trop souvent, par exemple).
Attention : ne prenez jamais l’habitude de transformer une affirmation en question en lui donnant un ton interrogatif sur les dernières syllabes : cela nuit à votre crédibilité. De même, les accents régionaux trop forts peuvent être nuisibles lorsque vous vous adressez à des personnes d’autres régions ; envisagez de vous faire coacher pour neutraliser cet accent le plus possible.
2/ Ayez toujours un objectif de conversation
N’engagez jamais un appel professionnel sans savoir exactement ce que vous cherchez à dire : vous aurez du mal à gagner l’attention de votre interlocuteur, et vous ne pourrez pas peaufiner votre message.
3/ Ecoutez (réellement) ce que vous dit votre interlocuteur
Beaucoup de gens n’écoutent jamais ce que leur dit leur interlocuteur, tous occupés qu’ils sont à préparer leur réponse. Mais au téléphone, les nuances sont encore plus difficiles à saisir qu’une conversation de face à face.
Vous devez vous entraîner à répondre mentalement à la question « que dois-je dire ensuite? » seulement lorsque votre interlocuteur a fini de parler.
4/ Prenez une seconde avant de répondre
lorsque vous prenez une pause avant de répondre, l’autre personne comprend que vous l’avez écoutée. Au contraire, lorsque vous vous précipitez pour répondre, ou, pire, si vous coupez votre interlocuteur, vous suggérez que vous estimez ce que vous pensez est plus important que tout ce que votre interlocuteur pourra dire.
5/ Ecoutez (réellement) votre propre voix
C’est le pendant de l’écoute de votre interlocuteur. Au cours d’une conversation, la plupart des gens, lorsqu’ils parlent, pensent à ce que leur interlocuteur va dire ensuite. C’est la garantie quasi systématique d’une mauvaise communication. Ecoutez plutôt votre propre voix comme si vous écoutiez quelqu’un d’autre.
6/ Adaptez le ton de votre voix à votre conversation
Au fur et à mesure que vous parlez, essayez d’adopter subtilement quelques unes des caractéristiques de la voix de votre interlocuteur. Soyez discret : si vous en abusez, cela passera pour de la moquerie. Vous pouvez adopter un petit nombre des effets de son accent régional, par exemple. Ce simple truc aide à bâtir un relationnel rapide avec votre interlocuteur.
Ces règles peuvent aussi être appliquées avec beaucoup de bénéfices dans les conversations de face à face, mais elles ne sont pas aussi cruciales qu’au téléphone, parce que de visu, le langage corporel joue un grand rôle.