Vous arrive-t-il parfois d’avoir envie de ne rien faire, alors même que vous aviez un programme chargé pour la journée ? Nous connaissons tous ce type de situation, et souvent aussi, les remords liés à la procrastination à laquelle nous avons succombé…
Comment faire pour ne pas tomber dans ce piège et en faire plus ?
Cal Newport, un chercheur professeur assistant d’informatique à l’université de Georgetown, aussi l’auteur de 4 ouvrages, et d’un blog sur la productivité et la performance, et qui parvient pourtant à finir sa journée de travail à 17h30 tous les jours, propose 5 conseils :
1/ Programmez tout.
Les listes de choses à faire ne suffisent pas, elles ne sont qu’une première étape. Programmer, c’est-à-dire déterminer un véritable calendrier de travail, amène à réaliser le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche, et combien l’on dispose de temps disponible.
Assigner des tâches à chaque heure de la journée réduit la tentation à la procrastination, parce que l’on n’a plus besoin de décider si l’on doit travailler ou non au cours d’un moment particulier : la décision a déjà été prise.
Bien sûr, les contretemps et les distractions sont possibles. Il faut donc prévoir du temps pour ces interruptions dans son programme. Ce dernier n’a pas vocation à décrire parfaitement quelles seront toutes les occupations de la journée, mais plutôt de fournir un fil conducteur.
En outre, les recherches montrent qu’il est également profitable de programmer son temps libre : cela aboutit à plus de satisfaction personnelle et augmente la qualité de vie.
2/ Fixez-vous une heure de retour raisonnable à la maison après votre journée de travail et planifiez votre programme en partant de cette heure.
Fixez l’horaire que vous ne voulez pas dépasser, puis déterminez votre programme idéal en partant de cet horaire et en intercalant toutes les tâches que vous avez à faire, en éliminant sans état d’âme tout ce qui est susceptible d’entraver votre progression : les obligations sociales (arrangez-vous pour être difficile à joindre), et les tâches moins centrales.
3/ Déterminez de cette façon votre programme pour la semaine entière.
Vous devez savoir ce que vous ferez chaque heure de la journée, et chaque jour de la semaine. Les recherches montrent que l’on passe son temps de façon plus raisonnable lorsque l’on suit un plan, et écrire les choses que l’on a à faire conduit à augmenter les chances qu’on les fasse effectivement.
4/ Faites très peu de choses, mais faites-les du mieux que vous pouvez.
Il est nécessaire de réduire le nombre de tâches auxquelles on doit se consacrer, en éliminant celles qui ne sont pas essentielles. Posez-vous la question de ce qui ajoute de la valeur à votre vie et éliminez le plus possible de tâches qui ne rentrent pas dans ce groupe.
5/ Moins de tâches superficielles, plus de travail en profondeur.
Les tâches superficielles sont les activités telles que les emails, les réunions, et les autres activités de nature à diffuser des informations. Le travail profond est celui qui repousse les limites de vos compétences. Il produit des résultats contenant plus de valeur et vous permet d’améliorer vos compétences.
Les gens qui travaillent le plus longuement effectuent souvent des tâches moins importantes que ceux qui quittent leur travail à 17 H. Souvent, en effet, ils sont occupés avec des activités superficielles, telles que répondre aux emails, ou communiquer, des activités qui sont très chronophages et qui ont une faible valeur ajoutée. Newport le résume en une formule :
Le travail superficiel vous évite un licenciement, mais le travail profond vous permet d’obtenir une promotion ».
Pour éviter de tomber dans l’écueil des tâches superficielles, fixez-vous pour règle de ne pas commencer la journée par lire vos emails, mais de travailler 1 à 2 heures avant de découvrir ce que contient votre messagerie. Dans près de 90% des cas, elle ne contient aucun message urgent.